Asystentka w szale zakupowym

Data: 12 września 2014 | Autor: Mikołaj Rutkowski | Brak komentarzy »

Czym większa firma, tym zazwyczaj bardziej sformalizowane i rozbudowane procedury kontrolne. Niestety nie zawsze idzie to w parze z ich skutecznością. Odpowiedzialność matrycowa, wiele poziomów akceptacji, alokacja kosztów do projektów realizowanych przez różne działy, uprawnienia nie nadążające za zmianami organizacyjnymi i wiele innych czynników powodują, że paradoksalnie w wielkich organizacjach relatywnie łatwiej jest popełniać nadużycia związane z wydatkami służbowymi.

Jako ilustrację powyższego stwierdzenia wykorzystać można przypadek Holli Coulman, asystentki jednego z wysokiej rangi menedżerów Hewlett-Packarda. W ciągu niecałych 5 lat wydała ona na własne przyjemności kwotę sięgającą niemal 1 miliona dolarów! Interesującym aspektem tej sprawy jest to, że wykorzystywała ona karty kredytowe należące do innych pracowników spółki, a więc jej działalność była niezwykle prosta do wykrycia – wystarczyło, żeby dowolny posiadacz karty sprawdził swój wyciąg lub też księgowość poprosiła o dokumenty źródłowe od rozliczenia zakupów. I tak też w wielu przypadkach się działo.

Mimo to, p. Coulman przez długi czas radziła sobie znakomicie, wywodząc wszystkich zainteresowanych na manowce. Oczywiście do czasu. W tym przypadku wykrycie oszustwa nie było ani przypadkowe, ani specjalnie spektakularne. Po prostu po niemal 5 latach ktoś dodał przysłowiowe dwa do dwóch… Zastanawiać się należy jedynie, dlaczego trwało to tak długo. Patrząc na rodzaj zakupywanych produktów i usług, miejsca dokonywania tych zakupów, fakt opłacania ich przez tę samą osobę korzystając z kart innych pracowników (czego ci wszak nie byli świadomi), wątpliwości posiadaczy kart co do zasadności transakcji, podejrzenie winno zrodzić się bardzo szybko. Ale jak wszyscy wiemy, korporacyjne młyny mielą wolno w każdym aspekcie.

Biorąc pod uwagę sprzeniewierzoną kwotę i sposoby używane do maskowania tego procederu, nasza bohaterka poświęcała temu celowi zapewne sporo swojego czasu pracy. Rozpoczynała oczywiście od zakupów na konto innych pracowników, posiadających firmowe karty kredytowe. Jako asystentka miała pełen dostęp do informacji o kartach i ich posiadaczach niezbędnych do dokonywania transakcji online, a ponadto zebrany materiał wskazuje także na to, że dokonywała zakupów kartami, które przekazywała uprawnionym osobom z opóźnieniem. Przegląd wydatków jest raczej monotonny, aczkolwiek zapewne kuszący dla kobiety – ośrodki spa, gabinety kosmetyczne, biura podróży, biżuteria, ubrania oraz elektronika. W sumie na tego typu wydatki Coulman wydała ponad 600 tys. dolarów. Pozostałe ponad 350 tys. dolarów dotyczyło wydatków, których beneficjentem był jej brat – posiadacz firmy graficznej…

Jeśli chodzi o ukrywanie swojej działalności, to asystentka w pełni wykorzystała możliwości swojego stanowiska. Jak ujawniło dochodzenie, przechwytywała wszystkie maile adresowane do swojego przełożonego, a wysyłane przez pracowników zgłaszających wątpliwości co do obciążeń ich kart kredytowych, a także wprost kwestionujące zasadność dokonywania przez nią zakupów na ich konto. W zdecydowanej większości takich przypadków, podszywając się pod swojego szefa, sporządzała odpowiedzi, w których stwierdzała, że wydatki zostały zatwierdzone i będą rozliczone.

To załatwiało dopiero jedną stronę oszukańczego równania. Pozostawała jeszcze kwestia rozliczeń księgowych. W tym wypadku przedsiębiorcza asystentka uciekała się do typowej metody przestępców korporacyjnych – fałszerstwa. W przypadkach, w których mogła uzyskać za swoje zakupy fakturę wystawioną na HP (tzn. dotyczącą produktów i usług, które można było przedstawić jako służące celom służbowym), po prostu podrabiała na nich akceptację swojego przełożonego. Tam, gdzie typ zakupu ewidentnie świadczył o jego prywatnym przeznaczeniu, fabrykowała faktury i rachunki, oczywiście także z rzekomą aprobatą szefa. Proste i niestety skuteczne.

Dostępne materiały prokuratora nie pozwalają na ustalenie, czy HP nie korzystało z systemu informatycznego służącego m.in. do obiegu i zatwierdzania dokumentacji elektronicznej. Teoretycznie tego rodzaju workflow powinno zapobiec działaniom tego typu, jako że odpowiednich operacji mogłaby w nim dokonać jedynie osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia i znająca hasło dostępowe. Bazując jednak na wielu innych sprawach, także znanych mi osobiście z praktyki, można śmiało założyć, że nawet w takim przypadku p. Coulman miałaby pole do popisu. Szefowie bowiem bardzo często niefrasobliwie cedują na swoje asystentki „biurokratyczną robotę”, polegającą na zatwierdzaniu zamówień, wydatków, delegacji itp., jednocześnie udostępniając im swoje dane uwierzytelniające. Zwalnia ich to z tego niewątpliwie niezbyt atrakcyjnego obowiązku, ale jednocześnie generuje znaczące ryzyko nadużyć.

Powyższy przypadek wskazuje, iż w wielu wypadkach ujawnienie nadużycia jest możliwe na w wielu miejscach i na wielu szczeblach organizacyjnych. Wszystko, co jest do tego potrzebne, to zdrowy rozsądek i odrobina zawodowego sceptycyzmu. Czy rzeczywiście przy dzisiejszym tempie życia nie ma na nie czasu?