Skuteczne zapobieganie i wykrywanie nadużyć wewnętrznych jest znacznie łatwiejsze, kiedy znamy własnych pracowników. Im więcej wiemy o danej osobie, tym łatwiej będzie dostrzec nam wszelkie anomalie w jej zachowaniu, które mogą (ale oczywiście nie muszą) sugerować, że jej działania odbiegają od tego, czego byśmy oczekiwali. Jedną z podstawowych czerwonych flag, które sugerują wzmożoną uwagę w stosunku do pracownika, jest jego ekstrawagancki styl życia. Opisany niżej przypadek stanowi bardzo dobrą tego ilustrację.

Serwisy agencyjne podały dzisiaj informację o zakończeniu postępowania sądowego w sprawie Patricii K.Smith, byłej kontrolerki finansowej dużego dealera samochodowego – Baierl Acura w Wexford (Pennsylvania). Pani Smith przyznała się do zdefraudowania swojego pracodawcy na niebagatelnej kwoty 10,2 miliona dolarów. Jak do tego doszło?

Śledztwo FBI wykazało, że kontrolerka pomiędzy grudniem 2004 a czerwcem 2011 roku zrealizowała ponad 800 przelewów z konta firmowego na swój rachunek prywatny. Pani Smith opracowała stosunkowo prosty schemat, mający na celu ukrycie jej przestępczej działalności. Mianowicie wspomniane płatności realizowała w dwóch turach:

• najpierw z podstawowego rachunku firmy na specjalny rachunek, z którego przekazywano wynagrodzenia (dzięki temu mogła ukryć kradzioną kwotę w ogólnej kwocie wynagrodzeń),
• następnie z rachunku płacowego na swój rachunek prywatny (dzięki czemu mogła w legalny sposób realizować przelewy na swoje prywatne konto, nie wzbudzając podejrzeń).

W celu ukrycia swojej działalności fałszowała wyciągi bankowe i inną dokumentację papierową, jak również zapisy w systemie księgowym, dotyczące historii operacji bankowych oraz ruchów magazynowych. Robiła to również w niewyszukany sposób – mianowicie samochody, które faktycznie zostały sprzedane, były przez nią wirtualnie przywracane na stan magazynowy. Trzeba przyznać, że kontrolerka musiała być dobrą fałszerką, ponieważ sfabrykowana przez nią dokumentacja przeszła niezauważona przez 7 rocznych audytów finansowych…

Pani Smith nie wykazała się szczególną oryginalnością w upłynnianiu skradzionych środków, ponieważ w dużej mierze przeznaczała je na podróże, pobyty w pięciogwiazdkowych hotelach, posiłki w luksusowych restauracjach oraz korzystanie z wszelkiej maści atrakcji. Z pewnością jednak nie była samolubna, ponieważ zakupionych dóbr i usług zwykle nie konsumowała w samotności, ale w towarzystwie rodziny i przyjaciół.

Na same przeloty wynajmowanymi luksusowymi jetami pani Smith wydała ponad 1,8 miliona dolarów. Z innych ciekawych rzeczy, o jakich wspominała prasa, warto wymienić prywatną lożę all-inclusive na rozgrywki ligi Super Bowl. Jeśli chodzi o zakupy innych dóbr, to oszustka posiadała m.in. 4 domy, 10 samochodów wyższej klasy, bogatą kolekcję biżuterii oraz wysokiej klasy elektronikę i inne ruchomości o wartości ponad miliona dolarów. Wszystkie te rzeczy zostały skonfiskowane przez policję na poczet strat, jakie poczyniła. Pani Smith grozi ponadto do 20 lat więzienia.

Powracając do tematu niniejszego wpisu, powstaje pytanie: czy właściciel przedsiębiorstwa powinien był dostrzec, że przez niemal 8 lat jego pracownica żyła na znacznie wyżej stopie, niż pozwalałaby na to jej pensja? Istnieje raczej małe prawdopodobieństwo, że pani Smith do pracy nie zakładała ubrań znanych projektantów oraz luksusowej biżuterii, nie opowiadała współpracownikom o zagranicznych wakacjach, czy wreszcie nie używała Cadillaca czy też kabrioletu Mustanga, aby dostać się do biura.

Gdyby tego rodzaju oznaki zaniepokoiły jej szefa, to mógłby aktualnie być bogatszy o co najmniej kilka milionów dolarów. Oczywiście mógł istnieć szereg wytłumaczeń stylu życia jego pracownicy, ale nie oznacza to, że tak jaskrawy symptom mógł pozostać zupełnie niezweryfikowany. Na jego obronę można jednak przyznać, że rzadko kiedy pojedyncza czerwona flaga wzbudza niepokój sama z siebie – zazwyczaj dopiero współistnienie kilku takich symptomów popycha do działania. Jak się jednak okazuje, warto być nie tyle przewrażliwionym, co zapobiegliwym. A dobra znajomość swoich pracowników przyda się przecież także do innych celów…